Assistant administratif ou assistante administrative

Contexte

Conçu initialement comme une véritable université, l’Institut français de Prague est devenu un pôle culturel multidisciplinaire avec son cinéma de 200 places, sa galerie d’exposition, sa médiathèque ayant fait peau neuve en 2022, sa librairie, sa salle de conférences bouillonnante et son café convivial. 
Cet environnement de travail interculturel prestigieux et stimulant est rattaché à l’ambassade de France en République tchèque. L’établissement compte une quarantaine de collaborateurs aux profils et horizons très différents au service d’un même objectif : la promotion de la coopération culturelle, linguistique, scientifique, universitaire pour le plus large public.

Composition de l'équipe sous l'autorité du Secrétaire général

• Adjoint ou adjointe au Secrétaire général 
• Assistante administrative
• Une gestionnaire des espaces
• Un responsable logistique
• Technicien ou technicienne de maintenance

Binômat avec l’adjoint ou adjointe au SG (c’est-à-dire que les tâches sont réparties et qu’en l’absence de l’un des agents l’autre couvre les urgences et la routine minimale pour assurer la continuité du service.)

Responsabilités et tâches 

• Soutien à l’équipe du secrétariat général et particulièrement sur les aspects RH et financiers
• Préparation des dossiers (vérification des justificatifs) et enregistrement des demandes de mise en paiement via l’outil Elap (AGE)
• Etablissement des factures pour la gestion des recettes de l’Institut (en lien avec la gestionnaire des espaces notamment) via le logiciel Arc-en-ciel
• Préparation des documents nécessaires au paiement des salaires par le cabinet en charge du calcul des salaires
• Gestion outils RH
• Assurer suivi congés stagiaires
• Commandes et achats de matériel
• Archivage
• Tâches ponctuelles à la demande (relecture de documents administratifs, petites traductions,)
• Mise à jour du Vademecum/livret d’accueil de l’Institut

Exigences du poste

• Bonne maîtrise de la langue française (à l’oral et à l’écrit)
• Respect de la confidentialité
• Excellente maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
• Autonomie, rigueur, ponctualité, bonne présentation
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Profil souhaité

• Formation : Etudes dans le domaine de la gestion administrative /économie ou commerce et traduction. 
• Expérience significative à un poste similaire
• Appétence prononcée pour les ressources humaines, la comptabilité et la gestion administrative.
• La connaissance du droit du travail tchèque et de l’administration fiscale est un plus

Conditions / avantages 

• Emploi temps partiel (18 heures de travail hebdomadaire) jusqu’à temps plein (37heures) selon profil et besoins du candidats
• CDD d’1 an, avec possibilité de prolongement 
• Lieu de travail : Institut français de Prague (Štěpánská 35 – Praha 1) 
• 28 jours de congé + 4 jours de maladie par an
• Contribution à l'épargne retraite et indemnité de repas (après la période d'essai)
• Possibilité de suivre des cours de langue
• Possibilité de fréquenter le cinéma Kino 35 gratuitement

Modalités de candidature

Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation en français à :
rh@ifp.cz en précisant dans l’objet « Candidature au poste d’assistant administratif au Secrétariat général ».

Seuls les candidats retenus seront convoqués pour un entretien en langue française ou anglaise.