Adjoint ou adjointe au secrétaire général
Contexte
Conçu initialement comme une véritable université, l’Institut français de Prague est devenu un pôle culturel multidisciplinaire avec son cinéma de 200 places, sa galerie d’exposition, sa médiathèque ayant fait peau neuve en 2022, sa librairie, sa salle de conférences bouillonnante et son café convivial.
Cet environnement de travail interculturel prestigieux et stimulant est rattaché à l’ambassade de France en République tchèque. L’établissement compte une quarantaine de collaborateurs aux profils et horizons très différents au service d’un même objectif : la promotion de la coopération culturelle, linguistique, scientifique, universitaire pour le plus grand public.
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Composition de l'équipe, sous l’autorité du secrétaire général :
- Adjoint ou adjointe au Secrétaire général
- Assistante ou assistant administrative
- Gestionnaire des espaces
- Responsable logistique/Intendant
- Technicien ou technicienne de maintenance
Binômat avec l’assistante ou assistant au SG (c’est-à-dire que les tâches sont réparties et qu’en l’absence de l’un des agents l’autre couvre les urgences et la routine minimale pour assurer la continuité du service.)
Responsabilités et tâches :
1ère mission : Seconder le SG sur l’ensemble du portefeuille
- Soutien au SG dans le pilotage administratif, budgétaire, RH, juridique et immobilier de l’Institut
- Soutien à la préparation des différentes instances : comité d’orientation stratégique, comité de gestion, contrôle de gestion, préparation du budget
- Conduite du changement (organisation de sondages, consultations, prise en compte des remontées des agents
- Réponses à appels à projets
- Participation en tant qu’expert à des groupes de travail (par exemple révision du règlement intérieur)
- Rédaction et mise à jour des procédures, modèles de documents et des formulaires
- Réflexion et propositions continues sur la rationalisation des outils, des moyens et des processus, notamment sur les acquisitions et les dépenses de fonctionnement
- Veille juridique et gestion des risques
- Traductions courtes et occasionnelles et tâches ponctuelles à la demande du SG
2ère mission : Ressources Humaines et paiement des salaires
- Soutien à la mise en œuvre de la politique RH de l’IFP
- Pilotage des RH via indicateurs de suivi
- Réalisation de simulations et analyse d’impact sur la masse salariale
- Suivi et préparation des contrats et des avenants (CDI/CDD, vacataires, et stagiaires ; avenants, diverses modifications)
- Préparation des prises et des fins de fonction (dont mise à jour des fiches de postes et soutien à l’organisation de recrutements)
- Administration des outils RH
- Suivi des campagnes d’évaluation
- Mise à jour du plan de formation et mise en œuvre
3ème mission : Mise en paiement des dépenses et enregistrement des recettes
- Supervision du travail de l’assistant administratif ou assistante administrative en cas de nécessité notamment sur la catégorisation des opérations et l’imputation comptable et la complétude des dossiers de demandes de paiement
- Gestion de menues dépenses (caisse de numéraire)
4ème mission : Contacts avec les partenaires du secrétariat général
- Suivi des contrats de fournisseurs
- Fournisseurs (passation des commandes, devis, contrats, suivi du service, traductions etc.), assureurs (gestion des assurances commerciales) et tout autre
Savoir-faire et qualités personnelle
- Réactivité, disponibilité, écoute
- Bonne maîtrise de deux langues (à l’oral et à l’écrit) parmi : le français, le tchèque et l’anglais
- Bonne maîtrise des outils suivants : Outlook, Excel, Pdf. La connaissance d’outils de gestion RH est un plus
- Exercice en lien avec l’ensemble de l’équipe du SG et avec l’ensemble des services
- Autonomie et capacité à rendre compte, rigueur, respect des délais, bonne présentation
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Respect de la confidentialité
Profil souhaité
- Formation : niveau licence ou master (préféré) dans le domaine de la gestion/économie ou commerce et traduction
- Expérience significative à un poste similaire, de préférence dans le secteur culturel
- Appétence prononcée pour les ressources humaines, la comptabilité et la gestion administrative.
- Connaissance du droit du travail tchèque et de l’administration fiscale (formations possibles en interne)
Conditions / avantages
- Emploi temps partiel (18 heures de travail hebdomadaire) jusqu’à temps plein (37heures) selon profil et besoins du candidats
- CDD d’1 an, avec une possibilité de prolongement
- Lieu de travail : Institut français de Prague (Štěpánská 35 – Praha 1)
- 28 jours de congé + 4 jours de maladie par an
- Contribution à l'épargne retraite et indemnité de repas (après la période d'essai)
- Possibilité de suivre des cours de langue
- Possibilité de fréquenter le cinéma Kino 35 gratuitement
Modalités de candidature
Date de la prise de fonction : dès que possible.
Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation en français à :
rh@ifp.cz en précisant dans l’objet « Candidature au poste d’adjoint ou adjointe au secrétaire général ».
Seuls les candidats retenus seront convoqués pour un entretien en langue française ou anglaise.
