Zástupce generálního tajemníka
Zaměstnavatel
Francouzský institut v Praze, původně koncipovaný jako vzdělávací instituce, se stal multidisciplinárním kulturním centrem s kinem s kapacitou 200 míst, výstavní galerií, mediatékou (renovovanou v roce 2022), knihkupectvím, konferenční místností a přátelskou kavárnou.
Toto prestižní a podnětné mezikulturní pracovní prostředí je připojeno k Francouzskému velvyslanectví v České republice. Zařízení zaměstnává přibližně čtyřicet lidí s velmi různými profily a zkušenostmi, kteří pracují na stejném cíli: podporovat kulturní, jazykovou a vědeckou spolupráci u co nejširšího publika.
Přidejte se k nám!
Složení týmu
Podřízení generálnímu tajemníkovi:
- Zástupce generálního tajemníka
- Administrativní asistent/ka
- Správce pronájmů prostor
- Vedoucí technik/údržbář
- Technik údržby
Vzájemná spolupráce s asistentem/asistentkou generálního tajemníka (tj. úkoly jsou sdílené a v případě nepřítomnosti jednoho zaměstnance druhý pokrývá mimořádné situace a základní rutinní úkony tak, aby byla zajištěna kontinuita oddělení).
Odpovědnosti a úkoly
Úkol č. 1: Pomáhat generálnímu řediteli s celým portfoliem úkolů
- Podpora generálního tajemníka v oblasti administrativy, rozpočtu, lidských zdrojů, práva a správy majetku Institutu;
- Podpora při přípravě podkladů na setkání různé úrovně: výboru pro strategické směřování, řídícího výboru, příprava rozpočtu atd;
- Řízení změn;
- Odpovědi na výběrová řízení;
- Účast v pozici experta v pracovních skupinách (např. revize Vnitřního předpisu);
- Příprava a aktualizace pracovních procedur, vzorových dokumentů a formulářů;
- Průběžné návrhy na racionalizaci nástrojů, zdrojů a procesů, zejména s ohledem na akvizice a provozní výdaje
- Dohled nad právními náležitostmi a řízení rizik
- Krátkodobé, příležitostné překlady a ad hoc úkoly na žádost generálního ředitele
Úkol č. 2: Lidské zdroje a mzdy
- Podpora v oblasti lidských zdrojů
- Řízení lidských zdrojů prostřednictvím monitorovacích ukazatelů
- Provádění simulací a analýzy dopadu na mzdové náklady
- Sledování a příprava smluv a jejich změn (smlouvy na dobu ne/určitou, dohody o provedení práce, dohody pro stážisty; dodatky, různé změny)
- Příprava zaměstnanců na zahájení a ukončení pracovního poměru (včetně aktualizace popisů pracovních činností a asistence při organizaci výběrových řízení)
- Správa nástrojů v oblasti lidských zdrojů
- Sledování výsledků evaluací
- Aktualizace a provádění plánu školení
Úkol 3: Příprava příkazů k úhradě a evidence příjmů
- V případě potřeby dohled nad prací administrativního asistenta/asistentky, zejména pokud jde o zaúčtování transakcí a kompletaci příkazů k úhradě
- Správa drobných výdajů (pokladna)
Úkol 4: Komunikace s partnery generálního sekretariátu
- Sledování dodavatelských smluv
- Dodavatelé (zadávání objednávek, sledování cenových nabídek, smluv, překladů atd.), pojistné (správa komerčního pojištění) a další partneři generálního sekretariátu
Požadavky na pracovní místo
- Schopnost rychle reagovat, dostupnost, schopnost naslouchat
- Dobrá znalost dvou z následujících jazyků (slovem i písmem): francouzština, čeština a angličtina
- Dobrá znalost následujících nástrojů: Outlook, Excel, Pdf. Znalost nástrojů pro řízení lidských zdrojů je výhodou.
- Spolupráce s celým týmem generálního tajemníka a všemi odděleními
- Samostatnost a schopnost podávat zprávy, pečlivost, dodržování termínů, dobrá prezentace
- Všestrannost a schopnost zvládat několik úkolů současně
- Respektování důvěrnosti
Požadovaný profil
- Vzdělání: bakalářské nebo magisterské (preferujeme) v oblasti managementu/ekonomie nebo obchodu a překladatelství
- Prokazatelná praxe na obdobné pozici, nejlépe v kulturním sektoru
- Velký zájem o oblast lidských zdrojů, účetnictví a správu
- Znalost českého pracovního práva a daňových zákonů (možnost interního školení)
Podmínky / benefity
- Částečný úvazek (18 hodin týdně) až plný úvazek (37 hodin) v závislosti na profilu a požadavcích uchazeče
- Smlouva na dobu určitou na 1 rok s možností prodloužení
- Místo výkonu práce: Francouzský institut v Praze – IFP (Štěpánská 35 - Praha 1)
- 28 dní dovolené + 4 sick days za rok
- Příspěvek na penzijní spoření a stravenkový paušál (po skončení zkušební doby)
- Možnost navštěvovat jazykové kurzy
- Možnost navštěvovat Kino 35 zdarma
Jak se přihlásit
Datum nástupu: co nejdříve.
Životopis a motivační dopis ve francouzštině zašlete na adresu:
rh@ifp.cz do předmětu uveďte "Přihláška na pozici zástupce generálního tajemníka ".
K pohovoru ve francouzštině nebo angličtině budou pozváni pouze úspěšní uchazeči.
