Výběrové řízení: administrativní asistent/ka
Zaměstnavatel
Francouzský institut v Praze, původně koncipovaný jako vzdělávací instituce, se stal multidisciplinárním kulturním centrem s kinem s kapacitou 200 míst, výstavní galerií, mediatékou (renovovanou v roce 2022), knihkupectvím, konferenční místností a přátelskou kavárnou.
Toto prestižní a podnětné mezikulturní pracovní prostředí je připojeno k Francouzskému velvyslanectví v České republice. Zařízení zaměstnává přibližně čtyřicet lidí s velmi různými profily a zkušenostmi, kteří pracují na stejném cíli: podporovat kulturní, jazykovou a vědeckou spolupráci u co nejširšího publika.
Přidejte se k nám!
Složení týmu
Podřízení generálnímu tajemníkovi:
- Zástupce generálního tajemníka
- Administrativní asistent/ka
- Správce pronájmů prostor
- Vedoucí technik/údržbář
- Technik údržby
Vzájemná spolupráce se zástupcem generálního tajemníka (tj. úkoly jsou sdílené a v případě nepřítomnosti jednoho zaměstnance druhý pokrývá mimořádné situace a základní rutinní úkony tak, aby byla zajištěna kontinuita oddělení).
Odpovědnosti a úkoly:
- Podpora týmu generálního sekretariátu, zejména v oblasti lidských zdrojů a financí
- Příprava spisů (kontrola podkladů) a evidence platebních příkazů prostřednictvím nástroje Elap (AGE).
- Vystavování faktur Institutu (zejména ve spolupráci se správcem pronájmu prostor) pomocí softwaru Arc-en-ciel
- Příprava podkladů potřebných pro zpracování mezd externí firmou
- Správa nástrojů v oblasti lidských zdrojů
- Sledování dovolených stážistů
- Objednávání a nákup vybavení
- Archivace
- Příležitostné úkoly na vyžádání (korektury administrativních dokumentů, drobné překlady atd.)
- Různé překlady a ad hoc úkoly na žádost generálního ředitele
- Příprava faktur pro příjmy z IFP
- Aktualizace dokumentu Vademecum/brožury Institutu pro nově příchozí
Požadavky na kandidáta:
- Dobrá znalost francouzského jazyka (ústně i písemně)
- Respektování důvěrnosti informací
- Výborná znalost kancelářských aplikací, zejména Excelu
- Samostatnost, pečlivost, dochvilnost, dobrá prezentace
- Všestrannost a schopnost zvládat několik úkolů současně
Požadovaný profil:
- Vzdělání: Studium v oblasti administrativního řízení/ekonomiky nebo obchodu a překladatelství
- Prokazatelná praxe na obdobné pozici
- Velký zájem o lidské zdroje, účetnictví a administrativní řízení
- Znalost českého pracovního práva a daňových zákonů je výhodou.
Podmínky / benefity
- Částečný úvazek (18 hodin týdně) až plný úvazek (37 hodin) v závislosti na profilu a požadavcích uchazeče
- Smlouva na dobu určitou na 1 rok s možností prodloužení
- Místo výkonu práce: Francouzský institut v Praze – IFP (Štěpánská 35 - Praha 1)
- 28 dní dovolené + 4 sick days za rok
- Příspěvek na penzijní spoření a stravenkový paušál (po skončení zkušební doby)
- Možnost navštěvovat jazykové kurzy
- Možnost navštěvovat Kino 35 zdarma
Jak se přihlásit
Datum nástupu: co nejdříve.
Životopis a motivační dopis ve francouzštině zašlete na adresu:
rh@ifp.cz a do předmětu uveďte "Žádost o místo administrativního asistenta/asistenky v generálním sekretariátu".
K pohovoru ve francouzštině nebo angličtině budou pozváni pouze úspěšní uchazeči.
